Är det svårt att bli kund?

Nej. Vi har en standardiserad arbetsmodell som är enkel och trygg. Det kunden behöver veta är vilka dokument, transaktioner och liknande som man vill spara, hur lång tid samt vem som ska ha tillgång till dom.

Är era tjänster dyra?

Nej. Kunden sparar mer än det kostar i och med att dokumenthanteringen tar mindre tid i anspråk. Man sparar dessutom diskutrymme och därmed backupkapacitet. Dessutom blir kostnaderna för distribution lägre eftersom det är enkelt att maila och smsa information.

Kan man scanna och digitalisera Mikrofilm?

På MicroData skannar och digitaliserar vi mikrofilm, såväl rullfilm och bildkort som mikrofiche och levererar som exempelvis TIFF-filer.

Jag har lönespecar på Microfiche, kan jag digitalisera dem?

Det är inget problem vi har egen produktion för att digitalisera fichekort och sedan tolka dessa för att göra dem sökbara i ett e-arkiv som t.ex. MicroWeb eller STEP. Det spelar givitvis ingen roll vad det är för typ av dokument som är lagrat på fichekortet.

Kan jag köra STEP när jag redan har MicroWeb?

Både MicroWeb och STEP är våra egenutvecklade lösningar för e-arkiv samt dokument och ärendehantering. Vi har sett till att du med med ett "klick" kan växla mellan lösningarna och t.ex. hämta dokument från MicroWeb till STEP.

Jag har ett pappersarkiv, och vill digitalisera själv. Hur gör jag enklast?

Vi har flera lösningar för detta men den enklaste om du vill göra det själv är med vår MicroConnect-lösning. Har ni t.ex. tillgång till en Canon copyprinter kan man via ett gränsnitt på Canon maskinen direkt skanna t.ex. avtal, mötesprotkoll, fakturor etc. rakt in i vårt e-arkivet MicroWeb. Där finner du ditt dokumentet, på en gång. med rätt sökparametar och säkertförvarat. Orginal papperet behöver du inte arkivera om du inte vill, du kan givetvis printa ut allt igen från e-arkivet.

Klarar era lösningar alla filtyper?

Ja, vi har inte stött på någon som vi inte kan arkivera. Ni kan arkivera allt från ritningar till ljud och film.

Jag vill ha våra lönespecar lättåtkomliga för lönesupport, precis som den anställda ser den. Går det?

Eftersom lönespecifikationer oftast skickas ut i pappersform finns det då tillgång till printfiler. Det är dessa i t.ex. pdf eller Tiff-format, som vi skapar fichekort på. Det är mycket enkelt när vi redan har bilderna att lägga upp dem i ett e-arkiv, givetvis med de sökparametrar man önskar. Därifrån kan man sedan enkelt och snabbt söka fram önskad lönespecifikation.

Har man Nordea som bank och nyttjar deras LON-system för print av lönespecar, så är redan allt klart. Då kan ni som många andra nöjda kunder få era lönespecar arkiverade direkt i MicroWeb utan att behöva skicka några filer ens. Lönespecefikationen som arkiveras är samma som den som lönetagaren får hemskickad. Jag skulle vilja bevaka min avtal så att jag får en varning när de löper ut, går det? Både i MicroWeb och STEP finns redan en funktion för detta. Hur många eller vem som helst kan få meddelande på SMS och/eller e-post. Bevakningen sätts på valfritt datumfält och för valfri tidpunkt. T.ex. 1 månad innan avtalet löper ut. Givitvis kan man använda denna funktion för andra dokumenttyper också.

Vad säger bokföringslagen om arkivering av räkenskapsinformation?

Bokföringslagen föreskriver arkivering i minst 10 år på papper, mikroskrift eller i dator. "Den bokföringsskyldige skall ha utrustning och system för att presentera räkenskapsinformationen under hela arkiveringstiden. Detta ställer krav på att även spara utrustning och system." Eftersom det är orimligt, och i praktiken ogörligt, att behålla föråldrade system, och framförallt kunskapen om dessa är elektronisk arkivering i MicroWeb det givna mediet för att klara kraven, speciellt om du ska söka i materialet en del. Om du inte räknar med att söka i materialet är mikrofiche det optimala sättet att förvara och hantera dokument. Snabb åtkomst via e-arkiv och långtidsarkivering på mikrofilm/fiche.