En enkel lösning på ett stort problem
Första hjälpen för dokument- och ärendehantering.
Dokumenthantering och transaktionshantering kallas sammantaget för Enterprise Content Management solutions. Vi kallar det ECM-lösningar.
Kundens situation
- I genomsnitt lägger man ner 25 till 30 % av arbetsdagen på att leta efter information.
- Många företag vill hantera allt data inom och utom företaget med hjälp av ett ECM-system.
- Gartner Group menar att ECM har blivit en strategisk fråga som företag måste hantera för att klara sig i en miljö där e-business och dokument betyder allt mer.
Trender
Ostrukturerad information står för 80 % av alla affärsinformation, enligt Forrester Group.
- Kostnaderna för att sköta om och lagra information håller på att bli för höga.
- Spårbarhet saknas.
- Snabb spårbarhet och leverans behövs.
- Det gäller att följa ISO, SOX, Basel II och liknande.
- Säker access är ett måste.
- Produktivitet och effektivitet måste vara hög.
Utmaningar
- 80 % av all information är fortfarande på papper.
- 15 % av dokumenten ligger på fel ställe.
- 30 % av arbetsdagen går åt till att leta efter information.
Hantering av papper och dokument på ett genomsnittligt kontor
- Vi gör 15 kopior av varje dokument.
- Det kostar 150 kronor i arbetstid att arkivera varje dokument.
- Vi lägger ut 850 kronor på att leta efter varje förlagt dokument.
- 1 av 20 dokument försvinner.
- Vi lägger ner 1700 kronor på att återskapa dokument.
- Dokument lagras även på datadiskar på flera ställen, vilket tar onödigt mycket disk- samt backup-utrymme
Sammantaget leder allt detta till onödigt manuellt arbete samt onödig duplicering av digitala dokument. Som tur är finns det en enkel lösning på problemet.
Dokument- och ärendehantering ska vara enkelt. Det enklast är att hyra den via Internet.
Allt du behöver är en dator med Internet-uppkoppling och programmet Acrobat Reader. Ni kan arbeta var och när ni vill och har alltid tillgång till era dokument och transaktioner.
Dessa finns dessutom i säkert förvar i våra speglade serverhallar, som övervakas dygnet runt.
Det här ger dig full kontroll på kostnaderna och innebär att du slipper dyra investeringar.
MicroData Skandinavien AB har i över 35 år hjälpt företag och myndigheter med dokumenthantering. Vårt dokument- och ärendehanteringssystem Step är kopplat till arkivet MicroWeb. Det är en helhetslösning för dokument, transaktioner och arkivering – och är vårt svar på ECM-trenden.